De Rekenkamercommissie [RKC] heeft onderzoek gedaan naar de lenigheid van de ambtelijke organisatie. De conclusie is dat er nog wel het één en ander valt te verbeteren. Het college regeert in een brief dat ze zich in een aantal punten van kritiek niet herkent.
Onduidelijke koers Assen heeft een bestuurlijk en financieel roerige periode achter de rug. Gevolg, “ontbreken van voldoende capaciteit en kwaliteit op strategisch niveau.” Ook moet “het samenspel tussen de ambtelijke top en de burgemeester en wethouder” verbeterd worden. Ook bestaat in de ambtelijke organisatie veel onduidelijkheid over de koers van de organisatieontwikkeling. Veel zaken worden tegelijkertijd in gang gezet zonder dat “het waarom en de samenhang” duidelijk is gemaakt.
Vrijblijvendheid Er is sprake van grote vrijblijvendheid in de ambtelijke organisatie. Elkaar aanspreken gebeurt te weinig. ‘Afspraak = afspraak’ is geen zekerheid. De afspraak is dat per team jaarlijks een zogenaamd A3- en per medewerker A4-plan gemaakt wordt waarin de team- en persoonlijke resultaten worden vastgelegd. Maar teams en medewerkers geven hier verschillend invulling aan. De implementatie en borging van ontwikkelingen die zijn gestart, zijn vaak onvoldoende. Reactie van het college, er is geen sprake meer is van vrijblijvendheid. “De draad van voor de corona is weer opgepakt.”
Individuele ontwikkeling Er is veel ruimte is voor de individuele ontwikkeling, op basis van eigen initiatief, van de medewerkers. Maar vanuit de organisatie zit er nauwelijks sturing op. Daarom is het onduidelijk of iedere goedgekeurde en gefaciliteerde ontwikkeling wel in lijn is met de ontwikkeling van de medewerker en de organisatie.
Integraliteit De integraliteit moet verder verhoogd worden. De borging van de kwaliteit en integraliteit van politiek-bestuurlijke stukken is op onderdelen voor verbetering vatbaar. In de praktijk is onvoldoende duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk en aanspreekbaar is. Dit creëert ongemak bij de bestuurders die zoeken naar goede, integrale advisering en ondersteuning. Bestuurders moeten daar zelf veel tijd in investeren. Gevolg, bestuurders willen nog wel eens op de stoel van het management gaan zitten. Door gebrek aan een “integraal overzicht en sturing op de samenwerking tussen teams” is de samenwerking binnen teams is vaker beter dan tussen teams. Reactie van het college, Om de samenwerking tussen de teams te verbeteren zijn en worden ook nu maandelijks allerlei activiteiten georganiseerd.
Formatie en capaciteit Wat het aantal medewerkers betreft is de ambtelijke organisatie op orde. “Maar kwalitatief is sprake van een mismatch.” Reactie College, “te algemeen gesteld.” Maar B&W erkennen wel dat “op bepaalde plekken in de organisatie de capaciteit kwantitatief en kwalitatief kwetsbaar is.” Door de medewerkers zelf wordt de formatie als te krap ervaren. “Voor een deel heeft dit te maken met inefficiënties in processen. Maar de bezuinigingen spelen hierbij ook een rol. Veel capaciteit en kwaliteit is op de ‘verkeerde’ plekken verdwenen. Gevolg, de inhuur van externe kennis, vooral in de hogere functiecategorieën. Medewerkers geven aan dat een deel van de werkzaamheden best door henzelf kan worden uitgevoerd. Voor hen is het onduidelijk waarom interim-krachten hiervoor ingehuurd worden. Reactie van het college, De inhuur van externe capaciteit ligt in Assen ruim onder het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten. In het algemeen maken we hierin een weloverwogen keuze. We hebben niet de luxe om op trajecten die eens in de zoveel tijd voorbijkomen (bijvoorbeeld het opstellen van een Woonvisie) alleen maar vaste krachten aan te nemen.
Leeftijdsopbouw De leeftijdspiramide van de organisatie met een gemiddelde leeftijd van 48 jaar is ‘topzwaar’. Omdat de koppeling met A3-/A4-plannen ontbreekt en functioneringsgesprekken niet altijd worden gevoerd en/of vastgelegd, bestaat er ook geen totaaloverzicht van de mate waarin medewerkers beschikken over de juiste competenties. Dit komt de totale effectiviteit van het opleidings- en ontwikkelbeleid van de gemeente Assen niet ten goede. Reactie college, Het management heeft de afgelopen jaren bewust ingezet op verjonging van de organisatie, onder andere met een traineeprogramma. Dat werpt inmiddels zijn vruchten af. Zo vindt een groot deel van de trainees na het programma een plek in de organisatie.
Aantrekkelijk werkgever De gemeente Assen wordt ervaren als een prettige organisatie om te werken. Medewerkers zijn betrokken bij het reilen en zeilen van de gemeente Assen en gaan over het algemeen met plezier naar hun werk. Het werkplezier wordt vooral toegeschreven aan de fijne collega’s, de korte lijnen en de (ervaren) vrijheid om het werk naar eigen inzicht uit te voeren en in te delen. Ook de vele opleidings- en ontwikkelmogelijkheden worden veel genoemd.
Aanbevelingen Wat opvalt is dat het college voor de oorzaak van veel tekortkomingen verwijst naar buiten het gemeentehuis, naar rapporten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en het Cebeon. Daarin wordt vastgesteld dat dat middelgrote centrumgemeenten, zoals Assen, “aan steeds hogere eisen moeten voldoen, terwijl de daarvoor beschikbare middelen niet navenant toenemen.” In het Cebeon rapport wordt verwezen naar de bezuinigingen die gemeenten de afgelopen jaren hebben moet doorvoeren. Het college schrijft dan ook, “de conclusies uit de verkenning van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het onderzoek van Cebeon zien wij ook terug in de uitkomsten van het onderzoek van de RKC. Met de conclusies en aanbevelingen kunnen wij ons voordeel doen in het zoeken naar een balans tussen taken en middelen. Maar het college stelt ook vast dat de onderzoeksperiode voorjaar 2020 was. “Dat maakt dat sommige aanbevelingen voor een deel achterhaald zijn.” Kortom, het college is nog niet echt overtuigd door het RKC-rapport.
Het is niet duidelijk wat er met het RKC-rapport gaat gebeuren, maar als het in de gemeenteraad wordt besproken zal het verslag op de website van OmroepAssen te lezen zijn.